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三亚龙湾假日商务会议服务有限公司为您提供海南会议,三亚会议策划,会展活动,商务旅游,高尔夫球预订,公司拓展活动,特价酒店机票预订,商务会议旅游考察,会议租车等服务。
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会议公司会议组织策划接待会议流程
会议公司会议组织策划接待会议流程
加入日期:2006-3-14 9:45:16   浏览次数:6239
主要服务内容有:



1、提供各类行业会议、新产品展销会及培训班专业策划、优质接待服务;

2、提供会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及秘书服务;

3、提供媒体宣传采访、信息发布、网站服务;

4、提供商务人士、自驾车人士吃、住、行、游、购、娱等一条龙优惠套餐套票业务服务;

5、提供机、车、船票等委托代办服务。

  “相识自是有缘,群贤以客为尊”,我们将以良好的素质、高效周到的服务、专业的会议策划及高质量的接待、合理的价格,为广大客户提供优质的服务!

    青旅品牌、历史久远、做专做大、优质全面、旅游顾问、会议专家、商旅助理、亲密朋友



      会议策划组织

    

      一、 会前准备

      1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?

      2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?

      3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。

         限定每个项目的商议时间。

      4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。

      5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

      6、根据要讨论的问题限定与会人员。

      7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。 



      二、会议期间控制

      1、叙述会议的目的。

      2、核对并记录与会者。

      3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

      4、给每一个人表述自己意见的机会。

      5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

      6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

      7、坚持预定的时间,不要拖延。

      8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

      9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

     10、确定下次会议的议题和时间。



      三、会后工作

      1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动

         的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

      2、根据会议,对执行进行监督和检查。



     

     会议接待流程23条

     

会前工作:

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、

   翻译、通讯及文秘服务。)

 

会中工作:

9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分

    发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等

    安排)。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。



会后工作:

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。
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